Door: Prof. dr. Peter Kitslaar, RC Maastricht-Geuldal  

Hoe het begon

Dit project begon voor mij als uitvoerder met een toevallig opgemerkt kadertje in het Rotary magazine van april 2020 met de titel  ‘Rotary Doctor Nederland zoekt archiefhulp’. Waarom reageer je dan als voormalig chirurg op een dergelijke roep om hulp? Daarvoor zijn meerdere redenen te bedenken: ontvankelijkheid voor hulpverzoeken dankzij een 36 jarig Rotary lidmaatschap, liefhebberij in moderne geschiedenis van medische organisaties en blijvende belangstelling in medisch ontwikkelingswerk na jaren werkzaam te zijn geweest als tropenarts in Tanzania. Met dit laatste samenhangend, was ik behept met een sluimerende scepsis ten opzichte van het Rotary Doctor gebeuren van de negentiger jaren (‘medisch toerisme’). Dat had ik indertijd in mijn club, waarin enkele via RDN uitgezonden artsen, nooit onder stoelen of banken gestoken. De gevraagde klus leek me een mooie mogelijkheid inzicht te krijgen in hoe de vork nu echt in de steel had gezeten om zo mijn mening over RDN eventueel bij te stellen.

Wat was het doel?

Met deze persoonlijke afwegingen in gedachten was het natuurlijk nogal belangrijk vooraf te weten wat het doel was van het archiefproject. Het moest voor mij in ieder geval meer zijn dan het rangschikken of opruimen van belegen documenten. Het eindresultaat zou een archief moeten worden dat toegankelijk zou zijn voor onderzoek naar het reilen en zeilen van RD(B)N vanaf de oprichting in 1994 tot omstreeks 2015. Na die periode vond inmiddels de meeste administratie (ook) digitaal plaats met nieuwe eisen aan archivering. Over het door mij gewenste einddoel van het project  waren het bestuur van RDN en ik het snel eens. Bijgevolg kon ik, begin juni 2020 met negen verhuisdozen vol ordners (52 stuks) en bundels losse paperassen huiswaarts, niet dan na het tekenen van een soort contractje over formeel eigendom van dit geheel en hoe om te gaan met privacygevoelige informatie en  te verwijderen documenten. Van enkele dozen bestond al een summiere inhoudsbeschrijving, van andere was het me al snel duidelijk dat deze na overdracht aan opeenvolgende besturen niet of nauwelijks meer waren aangeroerd.

Monnikenwerk in coronatijd

Mijn eerste taak, die heel wat weken noest monnikenwerk inhield, en wat minder een probleem vormde vanwege de inmiddels ingegane corona-lockdown, was het beschrijven van alle documenten in een digitaal bestand naar type, datum, summiere inhoud en auteur(s). Het bleek uiteindelijk te gaan om in totaal ruim meer dan 2200 items, waarbij pagina’s lange rapporten of enveloppen vol Kenyaanse benzinebonnetjes of een hele jaargang dagafschriften van banken en dergelijke golden als één document. In een sessie van een dag met het bestuur van RDN werd vervolgens aan de hand van het inventariserend overzicht van alle stukken vastgesteld wat in principe bewaard moest worden en wat vernietigd kon worden. Op zich al een hele klus om daarna al die beslissingen, bewaren of wegdoen,  te nemen en vervolgens wat weg kon tot onherkenbaar ‘oud papier’ te vernietigen. Wat overbleef waren ruim meer dan 900 documenten. Daarin zat wel al enige systematiek van opbergen naar datum, maar verder lag alles door elkaar. Bestuurscorrespondentie, notulen, financiële en bestuurlijke rapportages, reisverslagen van uitgezonden artsen, afdrukjes van e-mailberichten, allemaal waren ze kennelijk jarenlang opgeborgen in de volgorde waarin ze tijdens bestuursvergaderingen aan de orde waren geweest, zeg maar de systematiek van een oude schoenendoos. Voor een systematische analyse waren ze hiermee nog vrijwel ontoegankelijk.

Nieuw thematisch archief

In overleg met het bestuur werd daarom gekozen voor een nieuw thematisch archief. De 17 thema’s of categorieën waaronder de documenten, verdeeld over uiteindelijk 11 ordners (zie foto), nu werden opgeslagen zijn in volgorde van archivering:

1. Notariële akten
2. Fiscale zaken
3. Verzekeringen
4. Bestuurssamenstelling in de loop der jaren
5. Informatiemateriaal over RD(B)N
6. PR en Fondsenwerving
7. Seminars en Ontmoetingsdagen
8. Bestuursafspraken, – notities en -directieven
9. Vertrouwelijke correspondentie
10. Bestuurlijke activiteits- en beleidsplannen
11. Notulen van bestuursvergaderingen
12. Bestuurlijke jaarverslagen
13. Financiële rapportages en jaarstukken
14. Verslagleggingen van UC (Uitvoerend Comité) vergaderingen
15. Overzichten van uitgezonden (tand)artsen in de loop der jaren
16. Documentatie over RD(B)N projecten
17. Reisverslagen.

Alle documenten zijn nu terug te vinden en te analyseren dankzij een  uitvoerige, nieuw-geconstrueerde index. Deze is digitaal doorzoekbaar op categorie, datum, inhoud en auteur(s) van ieder document.

Nu het archief is geordend is ook wel duidelijk dat vroegere RDN besturen, met daarin vrij veel wisselingen, mogelijk wel praktisch en krachtdadig doende waren, zoals past bij een levendige organisatie, maar bij hun documentenbeheer duidelijk geen oog hadden voor latere analyses van hun intenties en handelen. Ook stootte ik tijdens het doorspitten van de documenten op terloopse mededelingen over eerdere archiefvernietiging zoals het op enig moment verwijderen van enkele duizenden e-mails uit de toenmalige mail box van het RDN bestuur en het op een ander moment vernietigen van een ‘massale berg aan papieren’ tijdens een niet gespecificeerd opschoning van het archief in 2009. Mede hierdoor kent het hier beschreven historische RDN archief dan ook nog meerdere lacunes en manifest ‘missing documents’. Het RDN bestuur zal nog pogingen ondernemen mogelijk nog ergens bewaarde delen van archieven  bij vroegere bestuurders of projectleiders boven water te krijgen.

Ondanks deze onvolkomenheden lijkt het archief nu al voldoende mogelijkheid te bieden voor daarin geïnteresseerden om inzicht te krijgen in het wel en wee van de organisatie en de aangegane medische projecten in de eerste twintig jaar van de inmiddels 27 jaar bestaande Stichting Rotary Doctors Nederland.